🏋️♀️ Basic Paie #5 : J'embauche mon premier salarié, et maintenant ?
Ça y est ! 🎉
Votre entreprise grandit et vous venez de trouver le mouton à cinq pattes !
Vous vous êtes mis d’accord sur le poste, les missions et la rémunération.
Bonne nouvelle : vous allez embaucher votre premier salarié !
Et maintenant ?
😅 Bienvenue dans le merveilleux monde des formalités d’embauche et de la paie.
Parce qu’entre :
« Super, j’ai trouvé mon premier salarié ! »
et
« Ah… il fallait faire tout ça ? »
il peut parfois se passer assez peu de temps.
Mais pas de panique ! Faisons les choses dans l’ordre.
Les différentes étapes :
📁 Étape 1 : constituer le dossier de votre salarié
Avant de préparer le contrat et la première paie, il faut commencer par recueillir les informations nécessaires concernant votre futur salarié.
Selon sa situation et le poste occupé, vous pourrez notamment avoir besoin de :
- ses informations d’identité et ses coordonnées ;
- son RIB pour le versement de son salaire ;
- son numéro de Sécurité sociale et les informations nécessaires à son identification ;
- certains diplômes, habilitations ou justificatifs lorsque le poste l’exige ;
- différents éléments nécessaires à la mutuelle et à la prévoyance.
Tous les documents ne sont évidemment pas nécessaires dans toutes les situations.
Totefois, l’objectif est de constituer un dossier adapté au salarié et à son emploi.
Et oui…
Le célèbre :
« Il me manque encore ton RIB ! » fait désormais partie de votre quotidien. 😂
📝 Étape 2 : préparer le contrat de travail
Ensuite, vient la préparation du contrat de travail.
Type de contrat, emploi occupé, classification, rémunération, durée du travail, période d’essai lorsqu’elle est prévue…
Il faut également tenir compte de la convention collective applicable à l’entreprise.
Parce que non, un contrat de travail n’est pas simplement un modèle trouvé sur Internet dans lequel on remplace Jean Dupont par le nom du nouveau salarié. 😅
Chaque situation mérite d’être vérifiée avant la signature.
📨 Étape 3 : effectuer la DPAE
Avant l’embauche, l’employeur doit également penser à la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Cette formalité permet notamment de déclarer l’arrivée du salarié auprès des organismes concernés.
La DPAE doit être réalisée avant la prise de poste, et peut être effectuée au plus tôt huit jours avant l’embauche.
Une copie de la DPAE ou de son accusé de réception peut ensuite être remise au salarié lors de la signature de son contrat.
Une formalité de plus ?
Oui.
Mais celle-là, on évite vraiment de l’oublier. 😄
🩺 Étape 4 : organiser le suivi de santé au travail
L’embauche implique également de penser au suivi individuel de l’état de santé du salarié.
Selon sa situation et son poste, une visite d’information et de prévention ou un autre dispositif de suivi peut être nécessaire auprès du service de prévention et de santé au travail.
C’est donc un sujet à anticiper dès l’arrivée du salarié et non trois mois plus tard lorsqu’on retrouve le dossier sous une pile de papiers. 😉
📋 Étape 5 : ne pas oublier les autres obligations employeur
Le contrat de travail est signé.
La DPAE est faite.
Le salarié peut commencer à travailler.
On souffle ?
Presque… 😄
En effet, il faut encore notamment penser, selon la situation, à :
- inscrire le salarié au registre unique du personnel ;
- gérer son affiliation à la complémentaire santé et à la prévoyance ;
- organiser la collecte des éléments nécessaires à la paie ;
- conserver et mettre à jour son dossier salarié ;
- vérifier les obligations applicables à l’entreprise.
Et progressivement, une nouvelle routine va apparaître.
🥁 Étape 6 : préparer le premier bulletin de paie
Et voilà enfin le grand moment…
🥁🥁🥁
LE PREMIER BULLETIN DE PAIE.
Il faut maintenant transformer toutes les informations collectées en une paie correcte :
salaire de base, durée du travail, éventuelles heures supplémentaires ou complémentaires, absences, primes, avantages, cotisations…
Puis viendra la DSN.
Puis le deuxième bulletin.
Puis le troisième.
Puis…
Félicitations : vous êtes officiellement employeur ! 😂
💡 Embaucher son premier salarié : le plus important est de partir sur de bonnes bases
La première embauche constitue une étape importante dans la vie d’une entreprise.
Et vous n’avez pas besoin de devenir spécialiste de la paie du jour au lendemain.
En revanche, mettre en place dès le départ une organisation administrative et paie bien ficelée permet d’éviter beaucoup de complications par la suite.
Dossier salarié, contrat, formalités d’embauche, organisation de la paie, déclarations sociales…
Autant mettre les bonnes baskets avant de commencer l’entraînement. 🏋️♀️😄
Besoin d'aide pour votre première embauche ?
Vous êtes dirigeant d’une TPE ou d’une PME et vous vous apprêtez à embaucher votre premier salarié ?
Je peux vous accompagner dans la mise en place de votre gestion administrative et de votre paie, que votre besoin soit ponctuel ou récurrent.
Vous continuez à développer votre entreprise.
Et je peux vous aider à organiser tout ce qui se passe derrière votre premier bulletin de paie. 😉