🏋️♀️ Basic Paie #6 : Mon salarié est malade… et maintenant ?
Il est 7h42.
Votre café est à peine servi.
📱 « Bonjour, je ne pourrai pas venir aujourd’hui, je suis malade. »
Ah… Bon rétablissement ! 😊
Mais une fois le message lu, une autre question arrive assez rapidement :
Et moi, en tant qu’employeur, je fais quoi maintenant ? 😅
Parce qu’un arrêt maladie, ce n’est malheureusement pas simplement :
❌ salarié absent
❌ quelques jours de salaire en moins
✅ bulletin terminé
Ce serait beaucoup trop facile.
Entre l’arrêt de travail, la DSN, les IJSS, le maintien de salaire et éventuellement la subrogation, quelques petites réjouissances administratives vous attendent.
Pas de panique. Faisons les choses dans l’ordre.
Les démarches à effectuer en cas d'arrêt maladie
📄 1. Je récupère les informations concernant l'arrêt de travail
Lorsqu’un salarié est en arrêt maladie, la première étape consiste à disposer des informations nécessaires pour gérer correctement son absence.
Il faudra notamment être attentif :
- à la date de début de l’arrêt ;
- à sa date de fin prévisionnelle ;
- au dernier jour travaillé ;
- et, en cas de prolongation, à la continuité avec l’arrêt précédent.
En effet, ces informations seront importantes aussi bien pour la gestion administrative de l’absence que pour son traitement en paie.
Et on évite, si possible, de laisser le document dormir trois semaines dans la boîte mail intitulée :
« À traiter plus tard ». 😅
💻 2. Je réalise les démarches nécessaires
L’employeur doit transmettre les informations nécessaires pour permettre à l’Assurance Maladie d’étudier les droits du salarié aux indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) et d’en calculer le montant.
Pour les entreprises, cela passe notamment par le signalement de l’arrêt de travail en DSN.
Plusieurs informations vont alors entrer en scène :
👉 dernier jour travaillé ;
👉 dates de l’arrêt ;
👉 éléments de rémunération nécessaires au calcul des IJSS ;
👉 éventuelle période de subrogation.
👉 et aussi la prévoyance si éligible
Bienvenue dans le merveilleux monde de la paie. 😄
💰 3. Je vérifie le maintien de salaire
Et c’est souvent ici que les choses commencent à se corser.
Le premier réflexe pourrait être de penser :
« Mon salarié n’a pas travaillé pendant cinq jours, je retire donc simplement cinq jours de son salaire. »
Eh bien… Pas si vite! 😄
En fonction de la situation du salarié, de son ancienneté, des dispositions légales mais également de la convention collective applicable à l’entreprise, un maintien total ou partiel de la rémunération peut être prévu.
Avant de réaliser le bulletin, il est donc indispensable de vérifier les règles applicables.
Parce qu’en paie, la réponse à la question :
« On fait comment ? »
commence assez régulièrement par :
« Ça dépend. » 😂
💸 4. Et les fameux jours de carence ?
Pour un arrêt maladie ordinaire, les IJSS versées par l’Assurance Maladie sont, en principe, soumises à un délai de carence de trois jours.
En fait, cela signifie que les indemnités journalières de la Sécurité sociale sont normalement versées à compter du quatrième jour d’arrêt.
Mais attention!
Délai de carence des IJSS ne signifie pas nécessairement trois jours sans rémunération pour le salarié.
La convention collective applicable peut notamment prévoir des dispositions plus favorables concernant le maintien de salaire.
Et puis…
🥨 Bienvenue en Alsace-Moselle !
🥨 5. La particularité du droit local Alsace-Moselle
Si votre salarié relève des dispositions particulières applicables dans le Bas-Rhin, le Haut-Rhin ou la Moselle, il faut également tenir compte du droit local.
L’article L.1226-23 du Code du travail prévoit, pour une suspension du contrat liée à une cause personnelle indépendante de la volonté du salarié et d’une durée relativement sans importance, le maintien de son salaire.
Les indemnités versées par un régime obligatoire d’assurances sociales sont alors déduites de la rémunération due par l’employeur.
Autrement dit, il faut bien distinguer :
le délai de carence appliqué aux IJSS par l’Assurance Maladie
et
le maintien de rémunération pouvant être dû par l’employeur en application du droit local.
Ce n’est donc pas parce que les IJSS comportent trois jours de carence que le salarié concerné par le droit local doit nécessairement subir trois jours sans rémunération.
Et c’est précisément le genre de petite subtilité qui rappelle pourquoi il est risqué d’appliquer mécaniquement une règle de paie trouvée sur Internet.
🇫🇷 La paie française était déjà amusante.
🥨 La paie en Alsace-Moselle ajoute son petit supplément local. 😂
Le Code du travail classe d’ailleurs expressément ces règles parmi les « dispositions particulières aux départements de la Moselle, du Bas-Rhin et du Haut-Rhin ».
🔄 6. Et la subrogation dans tout ça ?
Encore un joli mot à ajouter à notre collection :
la subrogation.
Lorsque l’entreprise maintient tout ou partie du salaire pendant l’arrêt et que les conditions sont réunies, elle peut percevoir directement les IJSS à la place du salarié.
L’employeur continue alors à verser la rémunération maintenue et l’Assurance Maladie lui verse directement les indemnités journalières correspondantes.
La demande de subrogation peut notamment être renseignée lors du signalement de l’arrêt de travail en DSN. L’Assurance Maladie précise également que le salaire maintenu doit être au moins égal aux IJ dues pour la même période pour permettre la subrogation.
Sur le papier, tout va bien.
En pratique, on surveille quand même attentivement les dates de subrogation et les informations transmises.
Parce qu’une petite date mal renseignée peut rendre l’exercice beaucoup moins sympathique. 😅
🧮 7. Je traite maintenant l'arrêt sur le bulletin de paie
Et nous arrivons enfin à notre bulletin.
Selon la situation, son traitement pourra notamment comprendre :
👉 une retenue correspondant à l’absence ;
👉 un maintien total ou partiel de salaire ;
👉 les IJSS ;
👉 la subrogation lorsqu’elle est pratiquée.
Le calcul exact dépendra de la situation rencontrée et des règles applicables à l’entreprise et au salarié.
Bref.
Votre salarié avait juste un gros rhume.
🤒 Votre bulletin, lui, commence sérieusement à avoir une sacrée fièvre.
📅 8. Et si mon salarié prolonge son arrêt ?
Votre salarié devait revenir lundi.
Dimanche soir :
📱 « Bonjour, mon médecin a prolongé mon arrêt… »
Nous revoilà. 😄
Une prolongation doit évidemment être prise en compte dans la gestion de l’absence et dans le logiciel de paie.
Cependant, un nouvel arrêt ou une prolongation ne signifie pas nécessairement que l’on recommence toutes les démarches depuis zéro.
La façon de procéder dépend notamment de la continuité de l’arrêt et de la situation rencontrée.
Là encore : on vérifie avant de cliquer.
💡 Un arrêt maladie : courant dans l'entreprise, moins banal en paie
Un salarié malade, c’est une situation parfaitement ordinaire dans la vie d’une entreprise.
Mais lorsqu’on emploie ses premiers salariés, sa gestion peut rapidement sembler beaucoup moins ordinaire.
Derrière quelques jours d’absence peuvent se cacher :
DSN, IJSS, maintien de salaire, convention collective, subrogation et parfois même droit local, sans oublier la prévoyance!
C’est aussi une bonne illustration d’une réalité que j’évoque régulièrement dans Basic Paie :
un logiciel de paie peut automatiser beaucoup de choses, mais encore faut-il savoir quelles règles lui demander d’appliquer.
Besoin d'aide pour gérer la paie de vos salariés ?
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Je peux vous accompagner dans la gestion administrative de vos salariés et de votre paie, ponctuellement ou de manière récurrente.
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